Quando vemos ou estamos em um evento, nem sempre paramos para pensar em todo o processo de organização e etapas que foram realizadas até o acontecimento dele, isso vai desde a ideia no papel até as reuniões de decisões. Quer saber quais são as etapas realizadas por trás dos bastidores da organização de eventos? Continue lendo para descobrir.
1 – Primeiro se deve definir o objetivo
A primeira parte da organização de um evento, é sem dúvida uma das mais importantes, que é definir qual o objetivo do evento. O evento será uma confraternização de fim de ano para os colaboradores da empresa ou será um evento de apresentação de um produto para os clientes e patrocinadores e entre outros tipos. Partindo dessa etapa indispensável, é possível começar a se pensar no orçamento, espaço do evento, a equipe de apoio, o roteiro e outros pontos da organização.
2- Orçamento disponível
Depois do objetivo do evento estar bem definido, o próximo passo é fazer uma análise do orçamento disponível, é nessa parte do planejamento que você definirá as limitações de espaço, convidados, brindes, tamanho da equipe de apoio, entre outros fatores.
Deste modo, é possível designar quanto investimento será necessário para cada área da organização, como exemplo de erro, pode se dizer que não é viável investir muito em uma equipe grande de apoio, mas pouco no espaço. Alinhando o orçamento com o planejamento correto, você terá um evento de sucesso.
3- Definição de data e hora
No processo de organização, ao definir uma data e hora para o evento, você deve considerar a disponibilidade dos seus convidados, essa etapa é ainda mais importante se os seus convidados forem os seus clientes ou patrocinadores. Uma boa dica para esta questão é entrar em contato com os mesmos ou com a sua assessoria para verificar a disponibilidade de agenda.
De acordo com o tipo de evento, o clima e o tempo devem ser considerados, quando estiver se aproximando da data é recomendado que olhe a previsão do tempo da região onde será realizado, caso seja feito ao ar livre, um dia de chuva pode complicar o andamento e a organização do evento, então esteja atento para solucionar eventuais problemas ou traçar um plano B, como troca de espaço e afins.
4 – Locação para a realização
Ao escolher o local da realização do evento, a equipe de organização deve considerar dois principais fatores: Estilo do evento e facilidade de acesso. O local de evento deve combinar com o objetivo, como exemplo, podemos usar um evento de confraternização de final de ano, neste caso o mais recomendado é um local mais descontraído, como chácaras com bastante ar livre, pois o objetivo deste evento é a comemoração das conquistas da sua empresa durante o ano e dar uma festa para os colaboradores.
Quanto mais fácil for o acesso dos convidados ao lugar, mais atrativo será, mas isso não significa que você deve optar por um lugar de fácil acesso apenas por este motivo, uma dica valiosa é encontrar o equilíbrio entre qualidade e acessibilidade, um local que atenda o seu objetivo, não seja de difícil acesso e que caiba no seu orçamento.
5 – Equipe de apoio
É de extrema importância que a sua equipe de apoio seja qualificada, que saiba lidar e prestar o serviço aos convidados sempre com organização, dedicação, boa vontade e educação. Equipes de apoio de qualidade como a Claros Apoio, podem te auxiliar no dia do evento, mas também na parte de coordenação e organização, ajudando a escolher o local mais apropriado para o seu evento, apoio no material gráfico de divulgação, compra e definição de brindes, locação e equipamentos e da equipe de apoio, e entre outros benefícios.
Conheça a Claros Apoio
A Claros Apoio cumpre há mais de 20 anos a missão de auxiliar seus clientes por soluções criativas e com máxima qualidade, sempre com ética e transparência, através de apoio às áreas de marketing e administração, seja com ações isoladas ou através de gestão compartilhada. Venha conhecer nossos serviços!