Eventos corporativos: entenda a sua importância
Os eventos corporativos são uma ótima maneira de estreitar relacionamentos com os colaboradores e clientes ou até uma oportunidade de prospectar novos clientes. Mas para que o seu evento seja realmente de sucesso, é preciso se planejar. Confira nosso guia e saiba mais sobre como ter sucesso em seu evento!
Os benefícios de realizar eventos corporativos
Ao realizar um evento corporativo interno, seus colaboradores se sentiram mais próximos à empresa, seja em uma convenção de metas ou até um happy hour. Iniciativas como essa são essenciais até para aumentar a produtividade do time. Para os clientes e consumidores, os eventos ajudam em uma relação mais direta entre empresa e consumidor, trazendo maior confiança em sua marca, o que consequentemente impacta no lucro e vendas.
Com os parceiros comerciais, você consegue demonstrar o poder e a vontade de crescer de sua marca, assim, fortalecendo a relação com eles e atraindo novos parceiros comerciais. Além de tudo isso, aumenta as chances de você gerar o marketing boca a boca, onde as pessoas farão o marketing de sua empresa de forma natural.
Defina o tipo de evento
Você já sabe que quer fazer um evento, mas ainda não sabe qual o tipo? Veja abaixo algumas de nossas sugestões:
Eventos Sociais
São os eventos com objetivo de comemorar algum momento marcante. Eles não possuem caráter comercial ou ter lucros. A intenção é reunir colegas de trabalho ou parceiros para festejar. No caso de empresas, pode ser um happy hour ou até um churrasco.
Feira
As feiras são os eventos com exposição de produtos/serviços com objetivo comercial – ou seja, gerar vendas e novos negócios, tanto para quem organiza o evento quanto para quem expõe. Dependendo do tamanho e da estrutura oferecida, a feira pode ser organizada por barracas ou por estantes, onde os expositores montam a estrutura para mostrar seus produtos e serviços.
Conferência
É um evento organizado por empresas ou instituições para reunir pessoas com foco em discussões de determinado tema. São eventos formais e, por isso, não são permitidos debates: o público que se inscreve só participa como ouvinte, enquanto os especialistas deliberam sobre o tema principal.
Reunião
As reuniões são feitas para agregar pessoas para uma discussão de assunto principal. Dependendo do tema e da importância, elas podem contar atas feitas por um participante responsável. As reuniões podem ser internas ou externas.
Encontros de Networking
Evento com foco em profissionais de determinada área para a troca de ideias, experiências e opiniões entre os participantes. É uma excelente forma de criar comunidades de profissionais, estreitando laços e favorecendo a geração de novas parcerias.
Treinamento
Com foco em melhorar habilidades profissionais, os treinamentos são normalmente oferecidos pelas empresas para que os colaboradores atinjam um objetivo. Podem envolver, por exemplo, a execução de um novo serviço, estratégias de vendas, a utilização de softwares ou a mensuração de resultados.
Estratégias que contribuem para o sucesso do evento
Conhecer o seu público-alvo é crucial para desenvolver boas estratégias para o seu evento, entretanto, um dos segredos para realizar um evento de sucesso é ser memorável.
Existem algumas formas de seu evento ser memorável. Uma delas é por meio de uma boa atração em seu evento, algo que o seu o público-alvo se interesse. Essa é a melhor forma de atrair o seu público para que participem do evento e, assim, se relacionem mais de perto com a sua marca.
Uma outra forma de tornar o seu evento memorável, é por meio dos brindes. Agora que o seu evento já está acontecendo e é um sucesso, por que não presentear quem participou dele? A grande vantagem dos brindes é a lembrança da sua marca para as pessoas mesmo após o evento terminar.
Dicas de como realizar um evento corporativo
Para ter um evento de sucesso, é necessário que a sua equipe de marketing o planeje corretamente. Para te ajudar, separamos sete dicas:
Briefing
A reunião de briefing servirá para colocar as ideias em pauta e, em seguida, desenvolver o projeto que será levado a diante. Nesse momento, os responsáveis deverão colocar os objetivos, expectativas, receios, público-alvo e outros detalhes necessários para que tudo saia de acordo com o que a empresa espera.
Budget
Em seguida, é preciso entender quanto de dinheiro poderá ser gasto em determinada ação. Esse passo é crucial para que as próximas decisões sejam tomadas de maneira realista e sem grandes surpresas no final do orçamento. Além disso, todas as frentes podem se planejar e começar a fechar aquilo que é necessário. Um brinde com preço de R$ 5,00 pode acabar custando R$ 20,00 se não comprado com antecedência.
Cronograma
Após o planejamento completo, é essencial criar uma agenda para evitar imprevistos. Entenda o que o cliente ou seu chefe espera do evento e pense em um plano para que tudo seja feito da maneira mais organizada possível. A partir daí, delegue as funções para que a equipe comece a colocar a mão na massa.
Checklist
Com o cronograma e todo o planejamento, faça um checklist que deverá ser acessado por todas as pessoas do time. Dessa forma, todas as funções já terminadas podem ser visualizadas. Além disso, é possível fazer uma diferenciação entre as tarefas a partir da urgência de cada uma.
Fornecedores
Trabalhe com parceiros que não lhe deixaram na mão na hora que você mais precisar deles. Atrasos e falta de entrega podem acarretar em problemas que, talvez, não possam ser reparados. Um buffet que não está com seu serviço pronto na hora de servir, por exemplo, pode atrasar uma cerimônia inteira.
Brindes
Todo evento pede uma distribuição de brinde. Quando você for se dedicar a este item, imagine algo que seja impactante, saia da mesmice. Dê preferência a produtos de alta qualidade, pois o brinde será o elo entre seu evento e a memória do presenteado.
O evento
No dia do evento, converse com todas as pessoas da equipe e alinhe todos os pontos importantes para a realização do evento. Esteja atento para qualquer imprevisto – eles provavelmente acontecerão. Tenha sempre um plano B e uma equipe de confiança, assim tudo sairá bem.
Eventos corporativos online
A pandemia trouxe um novo desafio no universo dos eventos. Com o distanciamento social, as empresas tiveram que se reinventar e criar eventos corporativos online. Para te ajudar nessa missão, separamos também algumas dicas nesse sentido:
Conteúdo relevante
Assim como nos eventos presenciais, oferecer conteúdos relevantes e que gerem interesse é essencial para atrair o seu público. Aqui, as dicas são as mesmas: entenda o seu público, saiba as dores que pode “curar” com o seu evento e promova temas que estejam em alta. O conteúdo também deve ser relevante pois, mesmo que você o atraia para se conectar, ele pode facilmente sair desse evento.
Ferramentas adequadas
Hoje, existem diversas opções de plataformas de streaming para eventos no mercado. Por isso, é importante atentar-se qual delas adequa-se melhor às suas necessidades e de seu público.
Algumas plataformas de streaming que indicamos
Lives em redes sociais
As lives no Instagram, Facebook e YouTube foram o sucesso no começo da pandemia, lembra? Mas, até hoje, se feitas com planejamento, podem ser muito bem-vindas. Em primeiro lugar, você precisa entender se o seu público realmente está nessas redes e quais seriam os melhores dias/horários para a live. Além disso, as lives em redes sociais têm menos ferramentas – no Instagram, por exemplo, não é possível mostrar slides. Então, essas lives são mais indicadas para um bate-papo informal (ou até os famosos shows do YouTube, não é?).
Zoom
O Zoom é, provavelmente, a plataforma que mais ficou conhecida para eventos e reuniões durante a pandemia, não é? Ele tem muitos pontos positivos, como a facilidade de entendimento da ferramenta, bom controle de participantes (por exemplo: deixar todos os participantes no mudo ou até autorizar/desautorizar na sala). Seu ponto negativo seria o preço para ter acesso à versão premium, principalmente para quem quer fazer uma ação pontual (a plataforma possui somente planos anuais e são cobrados em dólar).
Eventials
A plataforma brasileira é uma opção completa de gerenciamento de eventos online. O organizador pode montar desde uma página pré-eventos para inscrição (e pagamento, caso necessário), fazer a personalização de todas as comunicações, gerenciar o streaming ou contratar uma equipe da própria empresa para isso e ter até dados analíticos após o evento. A plataforma também é paga, porém em reais e tem planos trimestrais mais atrativos em relação ao zoom.
Conexão e equipamentos adequados
A qualidade da transmissão dos eventos é um item essencial. Não deixe de se preparar: use um bom computador, tenha uma câmera de boa resolução e um microfone capaz de captar o áudio com clareza. Além disso, garanta que a sua internet esteja em ótimas condições. Ninguém quer perder o sinal no meio do evento, não é?
Se o seu evento é ainda mais robusto, como um evento com várias salas e palestrantes diferentes, considere contratar uma empresa especializada para te ajudar nessa gestão.
Experiência do usuário
Um dos principais pontos positivos do evento online é quebrar as barreiras físicas – use isso a seu favor!! Permita que os seus convidados interajam, enviem perguntas, dúvidas e comentários. E responda ainda no evento!